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慶應義塾へのBox導入 ―安全で便利なクラウド型情報共有基盤―

私が民間企業から義塾に転職を果たしてから間もなく2年が経過しようとしている。民間企業から大学という組織に移り、様々な文化の違いを感じているが、なかでも驚いたことは、大学は良い意味でとても自由に各種IT環境を利用できる、ということである。例えば、義塾ではG Suite for Educationを契約しているため、プライベートでも使い慣れているGmailやGoogleドライブを仕事でも利用することができる（しかも容量は無制限）。これは衝撃的であった。私の場合、前職の企業では、社内ネットワークからG Suiteの各種サービスへのアクセスは禁止されていたため非常に不便な思いをしていた。それが大学では一転し、禁止どころか、組織的に利用が推奨されるというのだから有り難い限りである。もちろん、大学においてもセキュリティという点には常に気を配る必要があるが、やはり教育研究機関としてある程度のオープン性が世の中から求められることもあり、G Suiteのような先進的なクラウドサービスへの理解が民間企業より進んでいるのであろう。

一方で、悪い意味で驚いたこともあった。それは多くの人が未だにメール添付でデータの共有をしていることだ。メール添付は非常によろしくないデータの共有方法である。メールの配送は基本的に暗号化されていない平文で行われるためデータを盗み見られる可能性があり、また送ってしまった後にデータの編集や消去もできず、大容量のデータも送れないなどいくつも問題があるのだ。また、昨今世間を騒がせている標的型攻撃メールに添付されているようなマルウェアとの区別も付け辛い。

こうした問題を感じている時に出会ったのが、Boxと呼ぶクラウド型ストレージサービスである。Boxとは何かという説明については末尾のマニュアルをご参照いただくこととしここでは割愛するが、メール添付という悪しき慣習を払拭するために有用なサービス（もちろん他にもたくさん魅力はあるが）であることは間違いがなかった。メールにファイルを添付するのではなく、Boxにファイルをアップロードし、そのファイルに対するリンク（共有リンクと呼ぶ）だけをメールで相手に送ってやればいいのだ。このようにすれば、送ってしまった後でもファイルを編集したり削除したりできるし、容量の制限も無いので大容量のデータも共有することができる。また、Boxにアップロードしたファイルは自動で暗号化が施されるし、共有リンクに対してパスワードや有効期限を設定することもできるので、セキュリティ面も強化できる。この他にも、豊富なプレビュー機能、動画のストリーミング機能、ログ監査機能など、非常に魅力的な機能をBoxは備えていたため、全塾導入することに至った。2015年末から2016年の春頃まで各種検証や準備を行い、2016年5月よりユーザに提供を開始している。利用対象者は慶應IDを有する教職員と学生で、慶應IDとそのパスワードで簡単にログインできるため、まだ使ったことがない方も是非一度Box（https://keio.box.com） にアクセスしてみていただきたい。Boxを使いデータの共有をしていくうちに、メール添付という方法がいかに古臭いものであったかを実感いただけるのではなかろうか。

Boxにまつわる今後の展望として以下の2点を考えている。まず1点目に、Boxの利用拡大を図ることだ。いくらBoxが便利なサービスだと言っても、知らなければ、使ってくれなければ意味が無い。G Suite同様、Boxも徐々に塾内に浸透はしてきているものの、まだ十分普及しているとは言い難い状況である。そのため、今後はBoxに関する講習会などをより積極的に開催し、より多くの方にBoxを知ってもらえるよう努めていきたい。なお、これまでの講習会等の実績は以下の通りである。

• 2016年11月 職員向け講習会 三田キャンパス
• 2017年4月 新任職員向け研修 信濃町キャンパス
• 2017年7月 教職員及び院生向け講習会 芝共立キャンパス

2点目として、Boxをはじめとする各種クラウドサービスにどのようなデータを保管して良いのか、悪いのか、指針を策定することが課題として挙げられる。このような指針が無ければ、実際にBoxを利用する際、このファイルはBoxにアップロードして良いのか、悪いのか、ユーザが戸惑ってしまうため、現在策定を急いでいる。

上記のようにまだいくつか課題はあるものの、Boxを使えば、とても安全かつ便利にデータのやり取りができるようになるため、ぜひ多くの方に積極的に利用してもらいたい。そして、今後ますます塾内外とのコラボレーションが活発化することを切に願う。

Boxマニュアル

http://www.itc.keio.ac.jp/ja/box_user_manual.html

（参考）Box関連資料

https://keio.box.com/s/1atmgfkg131y13o3mhgddd3wlri3ot1r
http://boxsquare.jp/case/3436/
https://www.macnica.net/pressrelease/box_20160427.html/